NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND
DISCLOSED AND HOW YOU MAY ACCESS THIS INFORMATION.
PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.
If you have any questions about this Notice, please call the
Valley Health Privacy Officer at (540) 536- 8993 or write to: Valley Health, C/O Walter
P. Sowers, II, Privacy Officer, System Support Bldg., 220 Campus Blvd.,
Suite 420, Winchester VA, 22601.
WHO WILL FOLLOW THIS NOTICE?
This Notice describes the health information policies of Valley Health
System (“Valley Health”) and all entities and departments
of Valley Health. The Notice will also apply to employees, staff, personnel
and volunteers of Valley Health. While at a Valley Health facility, you
may receive care through independent physicians or other providers. This
Notice applies to other providers who may use or disclose information
in connection with your care at Valley Health. Valley Health may disclose
your health information to other health care providers involved in your
care at Valley Health for purposes of your treatment, in connection with
payment for such services or treatment, and in connection with health
care operations connected to any such services provided at Valley Health.
Emergency room physicians and most other physicians who may provide services
at a Valley Health facility are independent practitioners, are not employed
by us and are not our agents, and generally will bill separately from
Valley Health for their services. Physicians and other health care providers,
as well as your personal doctor, may have different policies or notices
regarding their use and disclosure of your health information in their
offices, clinics, or other locations outside of Valley Health.
OUR COMMITMENT TO YOUR PRIVACY
We are required by the Health Insurance Portability and Accountability
Act of 1996 (HIPAA) to:
• Make sure that health information that identifies you is kept confidential
as provided by law.
• Provide you with this Notice of our legal duties and privacy practices
concerning your health information.
• Notify affected individuals of any breach of unsecured protected
health information.
• Follow the terms of the notice that is currently in effect.
HOW WE MAY USE AND DISCLOSE MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU
For Treatment. We may use medical information about you to provide you with medical
treatment or services. We may disclose medical information about you to
doctors, nurses, technicians, students, or other personnel who are involved
in taking care of you. For example, a doctor treating you for a broken
hip may need to know if you have diabetes because diabetes may slow the
healing process. In addition, the doctor may need to tell the dietitian
if you have diabetes so that we can arrange appropriate meals. We also
may disclose medical information about you to people outside Valley Health
who may be involved in providing services that are part of your medical
care, such as doctors, nurses, therapists, home health agencies, nursing
homes and medical equipment providers.
For Payment. We may use and disclose medical information about you so that the treatment
and services you receive from Valley Health may be billed to and payment
collected from you, an insurance company, or a third party. For example,
we may need to give your health plan information about treatment you received
from our providers so your health plan will pay us or reimburse you for
the treatment. We may also tell your health plan about a treatment you
are going to receive to obtain prior approval or to determine whether
your plan will cover the treatment. We also may disclose information about
you to another health care provider, such as a hospital or nursing home,
for their payment activities concerning you.
For Healthcare Operations. We may use and disclose medical information about you for Valley Health
operations. These uses and disclosures are necessary to run the organization
and make sure that all of our patients receive quality care. For example,
we may use medical information to review our treatment and services and
to evaluate the performance of our staff in caring for you. We may also
disclose information to doctors, nurses, technicians, students, and others
for review and learning purposes. We also may disclose information about
you for the health care operations of another provider or organization
if you have also received care from them.
To Business Associates. We are permitted by law to utilize Business Associates to carry out treatment,
payment or health care operations functions that may involve the use and
disclosure of some of your health information. For example, we may use
a billing service or accounting service to handle some billing and payments
functions. We may also use health care consultants to assist us in improving
or upgrading services we offer to patients. However, in any such instance,
unless the disclosure of health information is to another health care
provider for the purpose of providing treatment to you, we will have entered
into a formal Agreement with the Business Associate that requires the
Business Associate to maintain the confidentiality of any patient information
received and generally requires the Business Associate to limit its use
of such information to only the purpose for which it was disclosed by us.
Appointment Reminders. We may contact you to provide appointment reminders.
Treatment Alternatives. We may use and disclose medical information to tell you about, or recommend,
possible treatment options or alternatives that may be of interest to you.
Health-Related Benefits and Services. We may use and disclose medical information to tell you about health-related
benefits or services that may be of interest to you.
Fundraising Activities. We may use medical information about you to contact you in an effort
to raise money for Valley Health, its operations, and community services
provided by Valley Health. We may disclose medical information to a business
partner or a foundation related to Valley Health so that the business
partner or foundation may contact you in raising money for Valley Health
or one of its entities.
You have the right to opt out of receiving fundraising communications.
If you do not want to be contacted for fundraising efforts, you must notify
our Privacy Officer in writing.
Patient Directory. Unless you tell us otherwise, we may include certain limited information
about you in a patient directory while you are a patient with Valley Health.
This information may include your name, location in the hospital, your
general condition (e.g., fair good, etc.), and your religious affiliation.
The directory information, except for your religious affiliation, may
also be released to people who ask for you by name. Your religious affiliation
may be given to a member of the clergy, such as a priest or rabbi, even
if they do not ask for you by name. If you do not want anyone to know
this information about you, if you want to limit the amount of information
that is disclosed, or if you want to limit who gets this information,
you must either notify the person who is registering you as a patient
or notify our Privacy Officer in writing.
Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care. Unless you tell us otherwise, we may release medical information about
you to a friend or family member who is involved in your medical care.
We may also give information to someone who helps pay for your care. In
addition, we may disclose medical information about you to an entity assisting
in a disaster relief effort so that your family can be notified about
your condition, status, and location.
Research. Under certain circumstances, we may use and disclose medical information
about you for research purposes. For example, a research project may involve
comparing the health and recovery of all patients who received one medication
to those who received another for the same condition. Where consistent
with the research goals and purposes, we will use or disclose only de-identified
information, so that your identity cannot be ascertained from the information
disclosed.
When research cannot be conducted with such de-identified information,
we will usually ask for your specific authorization for such use or disclosure.
However, some research projects that involve information gathering may
be adversely affected by requiring prior patient authorization before
otherwise confidential information can be used or disclosed for research
purposes. In those circumstances, research projects are subject to a specific
and comprehensive approval process. This process evaluates the proposed
research project and its use of medical information, trying to balance
research needs with patients’ rights to privacy of medical information.
Before we use or disclose medical information for research under such
circumstances, the project will have been approved by an Institutional
Review Board (IRB) or a specially designated privacy board, which will
be required to determine whether the nature of the research is such that
it could not be conducted if prior patient authorization was required
and will be required to determine that adequate protections are in place
to protect patient information from unauthorized use or disclosure. However,
as part of the research process we may disclose medical information about
you to individuals preparing to conduct the research project, for example,
to help them look for patients with specific medical needs, but any such
medical information will not be allowed to leave our offices.
As Required By Law. We will disclose medical information about you when required to do so
by federal, state, or local law.
To Avert a Serious Threat to Health or Safety. We may use and disclose medical information about you when necessary
to prevent a serious threat to your health and safety or the health and
safety of the public or another person, consistent with applicable law.
Any disclosure, however, would only be to someone able to help prevent
or lessen the threat.
Organ and Tissue Donation. If you are an organ donor, we may release medical information to organizations
that handle organ procurement or organ, eye, or tissue transplantation,
or to an organ donation bank as necessary to facilitate organ or tissue
donation and transplantation.
Military and Veterans. If you are a member of the armed forces, we may release medical information
about you as required by military command authorities. We may use and
disclose to components of the Department of Veterans Affairs medical information
about you to determine whether you are eligible for certain benefits.
Workers’ Compensation. We may release medical information about you as authorized by Workers’
Compensation laws or similar regulations.
Public Health Activities. We may disclose medical information about you for public health activities.
These activities generally include the following: to prevent or control
disease, injury, or disability; to report births and deaths; to report
reactions to medications or problems with products; to notify people of
recalls of products they may be using or, to notify the appropriate government
authority if we believe a patient has been the victim of abuse, neglect,
or domestic violence.
Health Oversight Activities. We may disclose medical information to a health oversight agency for
activities authorized by law. These oversight activities include, for
example, audits, investigations, inspections, and licensure. These activities
are necessary for the government to monitor the healthcare system, government
programs, and compliance with civil rights laws.
Legal Proceedings. We may disclose medical information about you in response to a valid
court or administrative order. We may also disclose medical information
about you in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process.
Law Enforcement. We may release medical information if asked to do so by a law enforcement
official: in response to a valid court order, subpoena, warrant, summons,
similar process or with your authorization; to identify or locate a suspect,
fugitive, material witness or missing person; about the victim of a crime
if, under certain limited circumstances, we are unable to obtain the person’s
agreement; about a death we believe may be the result of criminal conduct;
about criminal conduct within Valley Health; or, in emergency circumstances
to report a crime, the location of the crime or victims, or the identity,
description, or location of the person who committed the crime.
Coroners, Medical Examiners, and Funeral Directors. We may release medical information to a coroner or medical examiner.
We may also release medical information about deceased patients to funeral
directors as necessary to carry out their duties.
National Security and Intelligence Activities. We may release medical information about you to authorized federal officials
for intelligence, counterintelligence, and other national security activities
authorized by law.
Protective Services for the President and Others. We may disclose medical information about you to authorized federal officials
so they may provide protection to the President, other authorized persons,
or foreign heads of state, or conduct special investigations.
Inmates. If you are an inmate of a correctional institution or under the custody
of a law enforcement official, we may release medical information about
you to the correctional institution or law enforcement official.
YOUR RIGHTS REGARDING MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU
Right to Inspect and Copy. You have the right to inspect and to obtain a copy of medical information
that may be used to make decisions about your care. Usually, this includes
medical and billing records, but does not include psychotherapy notes,
which are notes made during individual or group counseling. To inspect
or obtain a copy of medical information that may be used to make decisions
about you, you must submit your request in writing to the appropriate
medical records or billing office. If you request a copy of the information,
we may charge a fee for the costs of labor, supplies and postage associated
with your request. If you agree, we may provide you with a summary of
the information instead of providing you with access to it, or provide
you with an explanation of the information instead of a copy. Before providing
you with a summary or explanation, we first will obtain your agreement
to pay the fees, if any, for preparing the summary or explanation. We
may deny your request to inspect and copy medical information in certain
circumstances. If you are denied access to medical information, you may
request that the denial be reviewed.
Right to Amend. If you feel that medical information we have about you is incorrect or
incomplete, you may ask us to amend the information. You have the right
to request an amendment for as long as the information is kept by or for
Valley Health. To request an amendment, your request must be made in writing
and submitted to the appropriate medical records or billing department
and you must provide a reason that supports your request. We may deny
your request for an amendment if it is not in writing or does not include
a reason to support the request. In addition, we may deny your request
if you ask us to amend information that: was not created by us, unless
the person or entity that created the information is no longer available
to make the amendment; is not part of the medical information kept by
or for Valley Health; is not part of the information which you would be
permitted to inspect and copy; or is accurate and complete. You will be
informed of the decision regarding any request for amendment of your medical
information and, if we deny your request for amendment, we will provide
you with information regarding your right to respond to that decision.
Right to an Accounting of Disclosures. You have the right to request an accounting of disclosures. This is a
list of the disclosures we made of medical information about you other
than disclosures made to you, disclosures which you authorized, disclosures
for treatment, payment or operations, or certain disclosures required
by law. To request this list or accounting of disclosures, you must submit
your request in writing to the appropriate medical records department.
Your request must state a time period that may not be longer than six
years. Your request should indicate in what form you want the list (for
example: on paper, electronically). The first list you request within
a 12-month period will be free. For additional lists, we may charge you
for providing the list. We will notify you of the charge involved, and
you may choose to withdraw or modify your request at that time before
any charges are incurred.
Right to Request Restrictions. You have the right to request a restriction or limitation on the medical
information we use or disclose about you for treatment, payment, or healthcare
operations. You also have the right to request a limit on the medical
information we disclose about you to someone who is involved in your care
or the payment for your care, like a family member or friend. We are not
required by law to agree to a requested restriction except where you request
that we not disclose information to a health plan for payment or health
care operations and the information relates only to a health care item
or service for which we have been paid in full. If we do agree, we will
comply with your request unless the information is needed to provide you
emergency treatment. To request restrictions, you must make your request
in writing to the appropriate medical records or billing office. In your
request, you must tell us (1) what information you want to limit; (2)
whether you want to limit our use, disclosure, or both; and (3) to whom
you want the limits to apply, for example, disclosures to your spouse.
Right to Confidential Communications. You have the right to request to receive communications from us on a
confidential basis by using alternative means for receipt of information
or by receiving the information at alternative locations. For example,
you can ask that we only contact you at work or by mail, or at another
mailing address, besides your home address. We must accommodate your request,
if it is reasonable. You are not required to provide us with an explanation
as to the basis of your request, but you must specify how or where you
wish to be contacted. Contact our Privacy Officer or the appropriate medical
records or billing office if you require such confidential communications.
Right to a Paper Copy of This Notice. You have the right to a paper copy of this Notice and may ask us to give
you a copy of this Notice at any time. Even if you have agreed to receive
this Notice electronically, you are still entitled to a paper copy of
this Notice. To obtain a paper copy of this Notice, request a copy from
the person who is registering you as a patient, or submit a request in
writing to our Privacy Officer.
CHANGES TO THIS NOTICE
We reserve the right to change this Notice. We reserve the right to make
the revised Notice effective for medical information we already have about
you as well as any information we receive in the future. We will post
a copy of the current Notice at our locations. The Notice will contain
on the first page, in the top third center, the effective date. A paper
or electronic copy of the revised Notice will be available upon request
on or after the effective date of the revision.
OTHER USES AND DISCLOSURES OF MEDICAL INFORMATION
Other uses and disclosures not covered by this Notice or the laws that
apply to us will only be made with your written authorization. Your written
authorization will typically be required for most uses and disclosures
of psychotherapy notes, most uses and disclosures for marketing, and most
arrangements involving the sale of protected health information. If you
provide us authorization to use or disclose medical information about
you, you may revoke that authorization, in writing, at any time. If you
revoke your authorization, we will no longer use or disclose medical information
about you for the reasons covered by the authorization. You understand
that we cannot recall any disclosures we have already made with your authorization
and that we are required to retain our records of the care that we provided to you.
COMPLAINTS
If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint
with the Secretary of the Department of Health and Human Services or our
Privacy Officer. All complaints must be submitted in writing. You will
not be retaliated against for filing a complaint.
You will not be retaliated against for filing a complaint.
CONTACT INFORMATION
For copies of your medical record or billing inquires, you may contact
the Valley Health entity who treated you. The address and phone number
for Valley Health entities may be found at our website at
www.valleyhealthlink.com.
PRIVACY OFFICER
You may contact the following office with any concerns:
Telephone: (540) 536-8993
Address: Valley Health, C/O Walter P. Sowers, II, Privacy Officer, System
Support Bldg., 220 Campus Blvd., Suite 420, Winchester, VA, 22601
AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
EN ESTE AVISO SE DESCRIBE LA MANERA EN QUE LA INFORMACIÓN MÉDICA
SOBRE USTED PODRÁ SER USADA Y DIVULGADA Y LA FORMA EN QUE SE PODRÁ
ACCEDER A ELLA.
HAGA EL FAVOR DE LEERLO CUIDADOSAMENTE
Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, sírvase llamar al Funcionario
de Privacidad de
Valley Health al (540) 536-8993 o escribir a: Valley Health, c/o Walter P. Sowers, II,
Privacy Officer, System Support Bldg., 220 Campus Blvd., Suite 420, Winchester,
VA, 22601.
¿QUIÉNES SEGUIRÁN ESTE AVISO?
Este Aviso describe las políticas de información sobre la
salud del Sistema Valley Health (“Valley Health”) y todas
las entidades y departamentos de Valley Health. Este Aviso también
se aplicará a los empleados, al personal y a los voluntarios de
Valley Health. Mientras esté en una instalación de Valley
Health, podrá recibir atención a través de médicos
independientes y otros proveedores. Este Aviso se aplica a otros proveedores
que podrán usar o divulgar información en relación
con su atención en Valley Health. Valley Health podrá divulgar
su información de salud a otros proveedores de atención
de salud que participan en su atención en Valley Health a los fines
de su tratamiento, en relación con el pago de dichos servicios
y tratamiento, y en conexión con las operaciones de atención
de salud que se asocian a cualquier servicio prestado en Valley Health.
Los médicos de la sala de emergencias y la mayoría de los
demás médicos que podrán brindar servicios en una
instalación de Valley Health son médicos independientes,
no son empleados ni agentes nuestros, y por lo general facturan por separado
a Valley Health por sus servicios. Los médicos y los demás
proveedores de atención de salud, así como su médico
personal, podrán tener políticas o avisos diferentes referidos
al uso y divulgación que hagan de su información de salud
en sus consultorios, clínicas u otros establecimientos fuera de
Valley Health.
NUESTRO COMPROMISO CON SU PRIVACIDAD
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996
(HIPAA) nos exige que:
- Nos aseguremos de que la información de salud que lo identifica
se mantenga bajo confidencialidad tal como lo establece la ley.
- Le entreguemos este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas
de privacidad referidas a su información de salud.
- Notifiquemos a los individuos afectados sobre cualquier violación
de la información de salud protegida que no esté garantizada.
- Cumplamos los términos del aviso que está actualmente vigente.
CÓMO PODREMOS USAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED
Para tratamiento. Nosotros podremos usar información médica sobre usted para
proporcionarle tratamiento o servicios médicos. Podremos entregar
información médica sobre usted a médicos, enfermeras,
técnicos, estudiantes y demás personal que tengan que ver
con su atención. Por ejemplo, un médico proporcionándole
tratamiento por una cadera quebrada puede necesitar saber si tiene diabetes,
porque la diabetes puede retrasar la convalecencia. Además, el
médico puede tener que decirle al dietético para arreglar
alimentos apropiados. También podremos entregar información
médica sobre usted a las personas ajenas a Valley Health que tengan
que ver con su atención médica, tal como médicos,
enfermeras, terapistas, agencias de atención de salud en casa,
hogares de convalecencia y proveedores de equipo médico.
Para el pago. Podremos usar y divulgar información médica sobre usted
para que el tratamiento y los servicios que reciba de Valley Health puedan
ser facturados a, y cobrados a usted de una compañía de
seguros o un tercero. Por ejemplo, tal vez tengamos que suministrar a
su plan de salud información sobre el tratamiento que recibió
de nuestros proveedores para que su plan de salud nos pague o reembolse
su tratamiento. También podremos informar a su plan de salud sobre
un tratamiento que usted va a recibir, a fin de obtener la aprobación
previa o determinar si su plan va a pagarlo. Además, podremos entregar
información sobre usted a otro proveedor de servicios de atención
de salud, tal como un hospital u hogar de convalecencia, para sus actividades
de pago relacionadas con usted.
Para operaciones de atención de salud. Podremos usar y divulgar información médica sobre usted
en relación con las operaciones de Valley Health. Estos usos y
divulgaciones son necesarios para administrar la organización y
asegurarnos que todos nuestros pacientes reciban una atención de
calidad. Por ejemplo, podremos usar la información médica
para revisar nuestro tratamiento y servicios y evaluar el desempeño
del personal que lo está cuidando. También podremos entregar
información a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes
y otros con fines de revisión y aprendizaje. Además, podremos
divulgar información sobre usted a otro proveedor u organización
si también recibió atención de ellos para fines de
atención de salud.
Asociados de Negocios. La ley nos permite recurrir a los Asociados de Negocios para que efectúen
las funciones de tratamiento, pago u operaciones de atención de
la salud que pueden implicar el uso y divulgación de parte de su
información de salud. Por ejemplo, podremos usar un servicio de
facturación o un servicio contable para manejar algunas funciones
de facturación y pagos. Asimismo, podremos recurrir a consultores
de atención de la salud para que nos ayuden a mejorar o actualizar
los servicios que ofrecemos a los pacientes. Sin embargo, en cualquier
caso, a menos que la divulgación de la información de salud
sea a otro proveedor de atención de la salud con el fin de brindarle
tratamiento, nosotros ya habremos celebrado un Contrato formal con el
Asociado de Negocios por el cual se les exige que mantenga la confidencialidad
de cualquier información del paciente recibida y por lo general
requiere que el Asociado de Negocios limite el uso que hace de dicha información
con el único fin por el cual nos ha sido divulgada.
Recordatorios de citas. Podremos comunicarnos con usted para recordarle citas.
Alternativas al tratamiento. Podremos usar y divulgar información médica para comunicarle,
o recomendarle, opciones o alternativas posibles al tratamiento y que
puedan interesarle.
Beneficios y servicios relacionados con la salud. Podremos usar y divulgar información médica para comunicarle
beneficios o servicios de salud que puedan interesarle.
Actividades para la Recaudación de Fondos. Nosotros podremos usar la información médica sobre usted
para contactarle con objeto de recaudar dinero para Valley Health, sus
operaciones y los servicios comunitarios suministrados por Valley Health.
También podremos divulgar información médica a un
asociado de negocios nuestro o a una fundación relacionada con
Valley Health, de manera que dicho asociado de negocios o fundación
puedan contactarle para recaudar dinero para Valley Health o una de sus
entidades.
Usted tiene derecho a decidir no participar en la recepción de comunicaciones
sobre recaudación de fondos. Si no desea que le contacten con fines
de recaudar fondos, usted tiene que notificárselo por escrito a
nuestro Funcionario de Privacidad.
Directorio de Pacientes. A menos que nos diga lo contrario, nosotros podremos incluir cierta información
limitada sobre usted en un directorio de pacientes mientras usted sea
un paciente en Valley Health. Esta información podrá incluir
su nombre, lugar donde se encuentra en el hospital, su estado general
de salud (por ejemplo, regular, buena, etc.) y su afiliación religiosa.
La información contenida en el directorio, con excepción
de su afiliación religiosa, también podrá ser divulgada
a otras personas que pregunten por usted por su nombre. Su afiliación
religiosa podrá serle facilitada a un miembro del clero, tal como
a un sacerdote o rabino, aunque estos no pregunten por usted por su nombre.
Si no quiere que nadie sepa esta información sobre usted, si quiere
limitar la cantidad de información que se divulgue, o si quiere
limitar las personas que obtengan esta información, tendrá
que decírselo ya sea a la persona que lo registre como paciente
o a nuestro Funcionario de Privacidad por escrito.
Personas dedicadas a cuidarle o pago por cuidarle. Al menos que nos diga al contrario, podremos entregar información
médica sobre usted a un amigo suyo o a un miembro de su familia
que tenga que ver con su atención médica. Además,
podremos entregar información a la persona que está ayudando
a pagar la atención que usted recibe. También podremos entregar
información médica sobre usted a una entidad que esté
ayudando en actividades de socorro durante una catástrofe, para
que pueda notificar a su familia sobre su condición, estado y lugar
donde se encuentra.
Investigación. En ciertas circunstancias, podremos usar y divulgar información
médica sobre usted para fines de investigación. Por ejemplo,
un proyecto de investigación tal vez requiera comparar la salud
y recuperación de todos los pacientes que recibieron cierta medicina,
con la salud y recuperación de todos los que recibieron otra medicina
para la misma dolencia. Cuando se corresponda con los objetivos y metas
de la investigación, nosotros usaremos o divulgaremos únicamente
la información anónima, de manera tal que no se pueda descubrir
su identidad a partir de la información divulgada.
Cuando la investigación no se pueda efectuar con dicha información
anónima, por lo general le pediremos su autorización específica
para dicho uso o divulgación. Sin embargo, algunos proyectos de
investigación que impliquen la recolección de información
podrán verse afectados negativamente al requerir la autorización
previa del paciente antes de que la información confidencial se
pueda usar o divulgar con fines de investigación. En esos casos,
los proyectos de investigación están sujetos a un proceso
específico de aprobación integral. Este proceso evalúa
el proyecto de investigación propuesto y el uso que hace de la
información médica, tratando de equilibrar las necesidades
de investigación con los derechos de privacidad de la información
médica de los pacientes. Antes de que usemos o divulguemos la información
médica con fines de investigación en dichas circunstancias,
el proyecto habrá sido aprobado por una Junta de Revisión
Institucional (IRB) o una junta de privacidad designada a tal fin, la
cual deberá determinar si la naturaleza de la investigación
es tal que no puede llevarse a cabo si se requiriese autorización
previa del paciente y deberá determinar que se aplican protecciones
pertinentes a fin de proteger a la información del paciente contra
el uso o divulgación no autorizados. No obstante, como parte del
proceso de investigación, nosotros podremos divulgar información
médica referida a usted a los individuos que se preparan para ejecutar
el proyecto de investigación, por ejemplo, para ayudarlos a buscar
a los pacientes con necesidades médicas específicas, pero
dicha información médica no podrá salir de nuestros
consultorios.
Conforme lo exija la ley. Nosotros divulgaremos información médica sobre usted cuando
lo exija una ley federal, estatal o local.
Para prevenir una amenaza seria para la salud o la seguridad. Podremos usar y divulgar información médica sobre usted cuando
sea necesario para prevenir una amenaza seria para la salud y la seguridad
suya o del público u otra persona, de acuerdo con la ley aplicable.
Sin embargo, toda divulgación sólo podrá realizarse
a alguien que sea capaz de ayudar a prevenir o reducir la amenaza.
Donación de órganos y tejidos. Si usted es un donante de órganos, podremos entregar información
médica a organizaciones que manejan la adquisición o el
trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de órganos
donados, según sea necesario para facilitar la donación
y el trasplante de órganos o tejidos.
Militares y veteranos. Si usted es un miembro de las fuerzas armadas, podremos divulgar información
médica sobre usted conforme lo exijan las autoridades de los mandos
militares. Podremos usar y entregar a componentes del Departamento de
Asuntos de Veteranos información médica sobre usted para
determinar si tiene derecho a ciertos beneficios.
Compensación por accidentes en el trabajo. Podremos divulgar información médica sobre usted conforme
lo autoricen las leyes sobre Compensación por Accidentes en el
Trabajo o regulaciones similares.
Actividades de salud pública. Podremos divulgar información médica sobre usted para actividades
de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen las siguientes:
prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidad; notificar
nacimientos y muertes; notificar reacciones a medicamentos o problemas
con productos; notificar al público la retirada de productos que
puedan estar usando o notificar a las autoridades oficiales correspondientes
si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, abandono o
violencia doméstica.
Actividades de supervisión de salud. Podremos entregar información médica a agencias supervisoras
de la salud en relación con actividades autorizadas por la ley.
Estas incluyen, por ejemplo, auditorias, investigaciones, inspecciones
y licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno pueda
supervisar el sistema de atención de salud, programas oficiales
y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.
Actuaciones legales. Podremos divulgar información médica sobre usted en respuesta
a una orden judicial o administrativa válida. También podremos
divulgar información médica sobre usted en respuesta a una
citación, solicitud de producción de pruebas y otros procesos
de la ley.
Cumplimiento de la ley. Podremos divulgar información médica si nos lo pide un
agente de policía en respuesta a una orden válida de una
corte, citación, orden judicial, citatorio, proceso similar, o
con su autorización; para identificar o ubicar a un sospechoso,
fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida; sobre la víctima
de un crimen si, bajo ciertas circunstancias limitadas, no podemos obtener
el consentimiento de la persona; sobre una muerte que creamos que fue
el resultado de conducta criminal; sobre conducta criminal dentro de Valley
Health, o, en situaciones de emergencia, para denunciar un delito, el
lugar donde se cometió el delito o donde se encuentran las víctimas,
o la identidad, descripción o paradero de la persona que cometió
el delito.
Jueces de instrucción, médicos forenses y directores de funerales. Podremos entregar información médica a un juez de instrucción
o médico forense. También podremos entregar información
médica sobre pacientes fallecidos en el hospital a directores de
funerales, conforme sea necesario para que desempeñen sus funciones.
Actividades de seguridad nacional e inteligencia. Podremos entregar información médica sobre usted a funcionarios
federales autorizados en relación con actividades de inteligencia,
contrainteligencia y de seguridad nacional autorizadas por la ley.
Servicios de protección del Presidente y otros funcionarios. Podremos entregar información médica sobre usted a funcionarios
federales autorizados para que puedan proteger al Presidente, otras personas
autorizadas, jefes de estados extranjeros, o para realizar investigaciones
especiales.
Reclusos. Si usted es un recluso en una institución correccional o está
bajo la custodia de un agente de policía, podremos entregar información
médica sobre usted a la institución correccional o al agente
de policía.
SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED
Derecho a inspeccionar y a recibir copia. Usted tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de la información
médica que se pueda usar para tomar decisiones sobre su atención.
Generalmente, esto incluye expedientes médicos y de facturación,
pero no así notas de psicoterapia que son las notas que se efectúan
durante el asesoramiento individual o grupal. Para inspeccionar y obtener
una copia de la información médica que se pueda usar para
tomar decisiones sobre usted, debe presentar su solicitud por escrito
a la oficina correspondiente de expedientes médicos o facturación.
Si solicita una copia de la información, podremos cobrarle una
cuota por los costos de mano de obra, material y envío por correo
relacionados con su solicitud. Si está de acuerdo con ello, en
lugar de entregarle una copia, podemos darle un resumen de la información
en lugar de proporcionarle acceso a ella, o darle una explicación
de la información. Antes de entregarle un resumen o explicación,
nos cercioraremos de que está de acuerdo en pagar la cuota, de
haberla, por la preparación del resumen o explicación. En
ciertas circunstancias, podremos negar su solicitud de inspeccionar y
copiar información médica. Si le negamos el acceso a información
médica, usted podrá pedir que se reconsidere la negativa.
Derecho a enmendar. Si usted considera que la información médica que tenemos
sobre usted es incorrecta o no está completa, puede pedirnos que
la corrijamos. Usted tiene el derecho a solicitar una enmienda siempre
y cuando la información esté mantenida en, o para, Valley
Health. Para solicitar una enmienda, debe enviar su solicitud por escrito
al departamento correspondiente de expedientes médicos o facturación
y debe dar una razón que justifique su petición. Nosotros
podremos negar su solicitud de enmienda si no está por escrito
o no incluye una razón que la respalde. Podremos negar su solicitud
si nos pide enmendar información que no fue creada por nosotros,
a menos que la persona o entidad que la creó ya no esté
disponible para hacer la enmienda; que no forme parte de la información
mantenida por o para Valley Health; que no forme parte de la información
que le permitirían inspeccionar y copiar, o que esté completa
o sea fiel. Se le informará acerca de la decisión en relación
con cualquier solicitud para enmendar su información médica
y, si rechazamos su solicitud de enmienda, le brindaremos la información
referida a su derecho a apelar dicha decisión.
Derecho a dar cuenta de las divulgaciones. Usted tiene el derecho a solicitar que le rindan cuenta de las divulgaciones
efectuadas. Esta es una lista de las divulgaciones de información
médica que hicimos sobre usted, exceptuando las que le entregamos
a usted, las que usted autorizó, las hechas con fines de tratamiento,
pago u operaciones, o ciertas divulgaciones exigidas por la ley. Para
solicitar esta lista o rendición de cuentas de las divulgaciones,
puede presentar su petición por escrito al departamento correspondiente
de expedientes médicos. Su petición debe indicar un período
de tiempo no mayor a seis años. Su petición deberá
indicar la forma en que desea la lista (por ejemplo, en papel, electrónicamente).
La primera lista que usted solicite dentro de un período de 12
meses será gratis. Podremos cobrarle por solicitar listas adicionales.
Le notificaremos si tiene que pagar algo, y usted podrá decidir
si retira o modifica su solicitud en ese momento, antes de incurrir en
algún cargo.
Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene el derecho a solicitar una restricción o limitación
sobre la información médica que usamos o divulgamos sobre
usted para el tratamiento, pago u operaciones de atención de salud.
También tiene el derecho a solicitar un límite sobre la
información médica suya que entregamos a alguien que tenga
que ver con su cuidado o con el pago de su atención, como un miembro
de la familia o un amigo. Por ley, nosotros no tenemos que estar de acuerdo
con su petición, excepto cuando nos pide no divulgar información
a un plan de salud para pagos o asuntos de atención de salud y
cuando la información se relaciona solamente a un asunto o servicio
de atención de salud por el cual ya hemos sido pagado por completo.
Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su petición a menos que
la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de
emergencia. Para solicitar restricciones, usted debe hacer su petición
por escrito a la oficina correspondiente de expedientes médicos
o de facturación. En su petición debe decirnos (1) el tipo
de información que quiere limitar; (2) si quiere limitar nuestro
uso, divulgación o ambas cosas, y (3) a quién quiere que
se apliquen los límites, por ejemplo, divulgaciones a su cónyuge.
Derecho a comunicaciones confidenciales. Usted tiene el derecho a pedir que le entreguen comunicaciones nuestras
con carácter confidencial usando otros medios para recibir la información,
o recibiéndola en otros lugares. Por ejemplo, puede pedir que le
contactemos únicamente en su trabajo o por correo, o en otra dirección
postal además de la de su casa. Nosotros debemos cumplir con su
solicitud, si es razonable. Usted no tiene que darnos ninguna explicación
para justificar su petición, pero tiene que especificar cómo
o dónde desea que nos comuniquemos con usted. Comuníquese
con nuestro Funcionario de Privacidad o la oficina correspondiente de
expedientes médicos o facturación si desea recibir tales
comunicaciones confidenciales.
Derecho a recibir copia impresa de este aviso. Usted tiene el derecho a recibir una copia impresa de este Aviso y podrá
pedirnos que se la demos en cualquier momento. Incluso cuando haya aceptado
recibir este Aviso electrónicamente, todavía tendrá
derecho a recibir una copia impresa del mismo. Para obtener una copia
impresa de este Aviso, solicítela de la persona que le esté
registrando como paciente, o envíe una solicitud por escrito a
nuestro Funcionario de Privacidad.
CAMBIOS A ESTE AVISO
Nos reservamos el derecho a cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho
a hacer que el Aviso revisado se aplique a la información médica
que ya tenemos sobre usted, así como a cualquier información
que recibamos en el futuro. Pondremos una copia del Aviso actual en nuestros
locales. El Aviso contendrá la fecha de entrada en vigor en la
esquina superior derecha de la primera página. En o después
de la fecha efectiva de la revisión, habrá disponible una
copia impresa o electrónica del Aviso revisado, para verla cuando
se solicite.
OTROS USOS Y DIVULGACIONES DE LA INFORMACIÓN MÉDICA
Otros usos y divulgaciones no cubiertos por este Aviso o las leyes que
se aplican a nosotros únicamente se pueden hacer con su autorización
por escrito. Su autorización por escrito por lo general será
requerida para la mayoría de los usos y divulgaciones de notas
de psicoterapia, la mayoría de los usos y divulgaciones para marketing
y la mayoría de los acuerdos que implican la venta de información
de salud protegida. Si usted nos da autorización para usar o divulgar
información médica sobre usted, podrá revocarlo,
por escrito, en cualquier momento. Si revoca su autorización, dejaremos
de usar o divulgar información médica suya por las razones
indicadas en la autorización. Usted comprende que no podemos revocar
información que ya hemos divulgado con su autorización,
y que también estamos obligados a retener nuestros expedientes
de la atención que le hemos proporcionado.
QUEJAS
Si usted cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar
una queja ante el Secretario del Departamento de Servicios de Salud y
Humanos o nuestro Funcionario de Privacidad. Todas las quejas se deben
presentar por escrito. No habrá represalias en contra suya por
presentar una queja.
INFORMACIÓN SOBRE LOS CONTACTOS
Para las copias de sus expedientes médicos o preguntas sobre facturación,
póngase en contacto con la entidad de Valley Health quien le atendió.
La dirección y número de teléfono para las entidades
de Valley Health se encuentran en nuestro sitio web al
www.valleyhealthlink.com
FUNCIONARIO DE PRIVACIDAD
Puede ponerse en contacto con el siguiente funcionario con cualquier pregunta:
Teléfono: (540) 536-8993
Dirección: Valley Health, C/O Walter P. Sowers, II, Privacy Officer,
System Support Bldg., 220 Campus Blvd., Suite 420, Winchester, VA 22601